化妆品ERP──物料编码原则指导说明书

基础资料编码原则

说明：以物料的编码为主线讲解编码的原则，但所讲编码原则同样适用于国宇系统的客户编码、供应商编码、职员编码、部门编码、单位编码、仓库编码、各种类别编码和其他需要编码的任何项目等。

第一节      物料编码的意义

物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其他有关事项的一种管理工具。在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关紧要，但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂，物料编码就显得格外重要了。此时，物料的领发、验收，请购、跟催、盘点、储存等工作极为频紧，而藉着物料编码，使各部门提高效率，各种物料资料传递迅速、意见沟通更加容易。物料编码之功能如下：

增强物料资料的正确性

物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有物料编码可以查核，因此物料数据更加正确。至于一物多名，一名多物或物名错乱之现象不至于发生。

提高物料管理的工作效率

物料既有系统的排列，以物料编码代替文字的记述，物料管理简便省事，效率因此提高。

利于电脑的管理

物料管理在物料编码推行彻底之后，方能进一步利用电脑作更有效的处理，以达到物料管理之效果。

降低物料库存、降低成本

物料编码利于物料库存量的控制，同时利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可减轻资金的积压，降低成本。

防止物料舞弊事件之发生

物料一经编码后，物料记录正确而迅速，物料储存井然有序，可以减少舞弊事件之发生。

便于物料之领用

库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便。

第二节 物料编码的原则

物料编码必须合乎物料编码的原则，合理的物料编码，必须具备下列基本原则：

1．简单性　　　　　　　　　　2．分类展开性

3．完整性　　　　　　　　　　4．单一性

5．一贯性　　　　　　　　　　6．可伸缩性

7．组织性　　　　　　　　　　8．适应电脑管理

9．充足性　　　　　　　　　　10．易记性

一、简单性

编码的目的在于将物料化繁为简，便于物料的管理，如果编码过于繁杂，则违反了编码之目的。因此物料编码在应用文字符号或数字上应力求简单明了，这样可节省阅读、填写、抄录的时间与手续，并可减少其中的错误机会。

物料相当单纯时，只要将物料简单分类为几项即可，物料分类项目多了，就显得很不方便。若物料相当复杂时，就要将大分类再加以细分，这种分类展开也称为多级分类。

二、分类展开性

物料复杂，物料编码大分类后还要加以细分，如果采用阿拉伯数字十进位，则每段最多只能由十个细分的项目，如果采用英文字母，则每段有26个细分项目，然而细分项目太多，就难于查找，而细分项目太少，则分类展开太慢，分类细分项目通常以五至九个较佳。例如采用阿拉伯数字十进位，有十八个项目时，其分类展开可以利用下列方法。

（表一）

三、完整性

在物料编码时，所有的物料都应有物料编码可归，这样物料编码才能完整。若有些物料找不到赋予之物料编码，则很显然物料编码缺乏完整性。

新产品新物料的产生容易破坏物料编码的完整性。因此每当有新物料产生，即应赋予新的物料编码，并规定新的物料没有编码，采购部门不得从事采购，即使没物料编码的新物料采购进来了，仓库部门或会计部门发现物料订购单缺少物料编码，即应请采购部门补填物料编码，否则不予入库、不予付款。这样才能确保物料编码的完整性。

四、单一性

物料编码的单一性是指一个物料编码只能代表一种物料，同一种物料只能找到一个物料编码，而绝无一个物料有数个物料编码，或一个物料编码有数项物料，一般地，只要物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码，举例，如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成，不更换加工单位，即冲压成型后立即进行钻孔，紧接着进行喷漆，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成，其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库，则在库存管理中为了区分该物料的三种状态，必须取不同的物料编码。例：3000A,3000B,3000C三个编码分别表示三种不同加工状态的物料。

五、一贯性

物料编码要统一而有一贯性，如以年限分类为标准时，就应一直沿用下去，在中途不能改变用籍贯或姓氏别来分类，若要这么做必须要分段或分级进行。

六、伸缩性

物料编编码要考虑到未来新产品发展以及产品规格的变更而发生物料扩展或变动的情形。预留物料的伸缩余地，并不能仅就目前物料的现状加以物料编码的安排，否则他日新物料产生时，就有新物料无号可编的情况。

七、组织性

物料编码依其编码的系统，作井然有序的组织与排列，以便随时可从物料编码查知某项物料帐卡或资料。物料编码的组织性，对物料管理可以省掉不必要的麻烦。

八、适应电脑管理

电脑的应用已经比较普及，因此在编码时一定要考虑录入的方便性,如编码尽可能短、少使用其他符号，如‘#’、‘-’、‘*’等。

九、充足性

物料编码所采用的文字、记号或数字，必须有足够的数量，以便所组成的个别物料编码，足以代表所有个别物料，以及应付将来物料扩展时的实际需要，以免遇有特殊物料时无号可编。否则物料系统被破坏，费时误事。

十、易记性

第三节 物料编码的方法

目前工商企业所采用的物科编码方法，主要有下列几种：

1.   阿拉伯数字法

2.   英文字母法

3.   暗示法

4.   混合法

一、阿拉伯数字法

阿拉伯数字法，是以阿拉伯数字作为物料编码的工具，采用以一个或数个阿拉伯数字代表一项物料。这种方法容易了解，只是需另外准备物料项目与数字的对照表，又要记忆对照项目，因此有关人员必须经过一段时间的训练与适应才能运用自如。以阿拉伯数字做物料编码的，较常见的有下列几种：

ü  连续数字编码法

ü  分级式数字编码法

ü  区段数字编码法

ü  国际十进制分类法

1．连续数字编码法

连续数字编码法是先将所有物料依某种方式大致排列，然后自1号起依顺序编排流水号。这种物料编码方法可做到一料一号，只是顺序编码除显示编码时间的先后，往往与所代表项目的属性并无关联。因为新购物料无法插入原有排列顺序的料号内，例如： 1078为3/8“×3/4”之六角铁制带帽螺栓，而新购的六角铁制带帽螺栓为3/8“ ×1”,其物料编码无法插入（因过去没有库存或采用这种物料，故无编码），故只好编以最后一个号码8974。两种物料本应排在一起，现在物料编码相距如此遥远，在物料管理、仓储管理上很不方便。

2．分级式数字编码法

分级式数字编码法是先将物料主要属性分为大类并编定其号码。其次再将各大类根据次要属性细分为较次级的类别并编定其号码，如止已继续进行下去。在分级式数字编码法中，任一物料项目只有一个物料编码。

表二为三种属性的阶级式数字编码法，共可组成36个（3×4×3）编码，这种方法的优点一方面显示编码的规律性，一方面达到一物料项目仅有一编码的目标，其缺点是无用空号太多，一方面显得浪费累赘，另一方面常导致物料编码位数不够用。

（表二）

3．区段数字编码法

    区段数字编码法介于连续数字编码法与分级式数字编码法之间。使用位数较级次式数字编码法更少，而仍能达到物料编码的目的。例如有64项，分为5大类，其情形如下：

（表三）

上述情形，如用分级式数字编码法必须3位数，但如改为区段数字编码则仅需二位数即可，其情形如下：

（表四）

4．国际十进制分类法（U. D. C. ）

    这种方法于1876年美国杜威M.DeWey首创，其方法新颖而独到，可以无限制展开，颇受欧洲大陆各国的重视。1895年的国际图书馆学会决定杜威的十进法为基础，作更进一步发展，其后经众多数学专家的确究与发展，最后完成所谓国际十进位分类法（Universal Decimal Classification），目前已有许多国家采用为国家规格。

所谓国际十进位分类法是将所有物料分类为十大类，分别以0至9之数字代表之，然后每大类物料再划分为十个中类，再以0至9之数字为代表，如此进行下去按金字塔Pyramid形态展开。其情形如下：

6                                        应用科学

62．                                   工业技术

621．                                 机械的工业技术

621．8                               动力传动

621．88                              挟具

621．882．                        螺丝、螺帽

621．882．2                       各种小螺丝

621．882．21                     金属用小螺丝

621．882．215                   丸螺丝

621．682．215.3                平螺丝

采用国际十进分类的物料编码，如编码编至三位数字之后仍须继续延长时时，即应加以“.”符号以表示划分，国际十进分类法可无限展开，任何新物料之产生均可插入原有物料编码之系统而不混淆原有之物料编码系统，国际十进分类法所能运用之符号只有十个（0-9），故使编码趋长而又无暗示作用，实在美中不足。

二、英文字母法

是以英文字母作为物料编码工具的物料编码法。英文字母中I、O、Q、Z  等字与阿拉伯数字1、0、9、2等容易混淆，故多废弃不用，除此之外，尚有23个字母可利用。如以A代表金属材料，B代表非木材，C代表玻璃。以AA代表铁金属，以AB代表铜金属......，英文字母在我国已经相当普遍，是可用的物料编码方法。

三、暗示法

暗示编码法是指物料编码代表物料的意义，可自编码本身联想出来。暗示编码法又可分为：

l   字母暗示法

l   数字暗示法

1、英文字母暗示法：

从物料的英文字母当中，择取重要且有代表性的一个或数个英文字母（通常取主要文字的第一个字母）做为编码的号码，使阅读物料编码者可以从中想象到英文字文字，进而从暗示中得知该物料为何物。

例如：          

                     VC=Variable Capaciter(可变电容器)  

IC=Integrated Circuit(集成电路)

SW=Switch(开关)

ST=Steel Tube (钢管)

BT=BRASS Tuber(黄钢管)

EP=Ear Phone(耳机)

2、数字暗示法：

       直接以物料的数字为物料编码的号码，或将物料的数字依一固定规则而转换成物料编码的号码，物料编码的阅读者可从物料编码数字的暗示中得悉该物料为何物。

物料编码代表的意义：

       例1：            ××   ×   ×××   ××   ××

                            ——   —   ———   ——   ——

                            类           小类  形式    长度   厚度

       例2：电阻值的编码

（表五）

例3：钢筋直径的编码

（表六）

 例4：钢球轴承轴径之编码，其编码为轴经（限于轴经20mm至200mm）mm数的五分之

       一。

（表七）

四、混合法

混合法物料编码系联合使用英文字母与阿拉伯数字来作物料编码，而多以英文字母代表物料之类别或名称，其后再用十进位或其他方式编阿拉伯数字号码。这种物料编码方法较十进位采用符号较多，故有不少公司乐于采用此种方法。

例如：    M=金属物料

MB=螺栓、螺丝及帽

MBI=带帽螺栓

MBI-100=六角铁制螺栓带帽

MBI-106-6=3/8” x 3/4”六角铁制螺栓带帽

MBI-106-8=3/8” x 1”六角铁制螺栓带帽

MBI-106-8=1/2” x 1”六角铁制螺栓带帽

第四节 物料编码举例

注意事项：

1．如果使用字母和数字混和编码时，应避免使用字母O、I、Z等字母，以免书写时与0、1、2相混淆；

2．编码中尽可能不用-、#、*等这些无意义的符号（只是为了区分编码的段，而没有任何含义），因为这些符号不便于电脑输入，而且会使编码太长；

3．确定编码方案时一定要保留足够的空间以方便以后的扩充；为了使编码便于书写和录入电脑，编码在满足一定的要求下应尽可能简短；

4．凡是库存中可能出现的物料都必须予以编码；

5．每种物料只能有一个编码，同样，一个编码只能在库存中找到一种物料，一一对应。

某美容化妆品公司的产品编码规则：

1、成品编码原则

成品：

例：POAa05-01

PO：代表“某”品牌

Aa：代表产品系列（可用范围Aa~Zz）比如：薰衣草系列、

05：代表系列内产品分类（可用范围01~99）比如：美白补水类、

01：为流水号（可用范围01~99）

POAa05-01：意义某品牌薰衣草系列美白补水系统中01的单品

包材：

例：B010001

B：代表包材类

01：代表包材分类（01：代表玻璃类。02：代表PET类）

0001  代表流水号

文宣品（物料）

例：WLPO0001

WL：代表物料类

PO：代表品牌

0001 代表流水号

原料：

例：YL0001

YL：代表原料

0001：代表流水号

半成品物料：

Z—A—A-0001

Z：代表半成品物料

A：代表A级物料

A：代表A级基料

0001：代表流水号，也代表颜色香型

通过以上编码规则：

在加以 功能分类+商品分类+其它分类 予以辅助

某美发化妆品公司编码案例：

产品：

例：BJXF001

BJ：代表品牌类 宝洁

XF：代表洗发类（FF：护发类。RF：染发类  DF：烫发类）

001：代表流水号

包材：

例：BPOB0001

B：代表包材类

PO：代表品牌

B：代表包材分类（B：代表玻璃类。P：代表PET类）

0001  代表流水号

原料：

例：YL0001

Y：代表原料

L：代表洗涤类 D：代表香精类 E：代表电烫类

0001：代表流水号

半成品物料：

Z—A—A—0001

Z：代表半成品物料

A：代表A级物料（10-15元代表A级，5-10代表B级 1-5代表C级）

A：代表A级基料

0001：代表流水号，也代表颜色香型

文宣品（物料）：

例：WL0001

WL：代表物料

0001：代表流水号

通过以上编码规则：

在加以 功能分类+商品分类+其它分类 予以辅助

某日化化妆品有限公司编码规则：

产品：

例 CP01001

CP：代表产品

01：代表品牌

001：代表流水号

包材：

BCA0001

B:代表包材

CA：代表纸箱类

001：代表流水号

原料：

YLA001

YL：原料

A：油脂/腊类

001：流水号

宣传品：

XC０１００１

XC：代表宣传品

０１：代表品牌

００１：代表流水号

半成品物料：

例　B001A01

B：代表生产加工品牌

００１：代表基料

Ａ：代表香型

０１：代表颜色

通过以上编码规则：

在加以 功能分类+商品分类+其它分类 予以辅助

第五节 国宇系统物料编码的处理特点：

国宇软件总体编码规则：

一级分类：功能分类：

二级分类：品牌分类：

三级分类：其它分类

四级分类：编码

通过这四级分类去代表一个商品

方法常用的是组合法，即通过数字代表法，字母代表法与暗示法相结合

一、定义一级分类：

基础资料—数据字典—功能分类：

二、定义二级分类：

基础资料—商品分类：

三、定义三级分类：
      基础资料—其它分类：

通过以上基础设置，再建立《企业编码规则说明表》制订《商品资料编订流程》来规范企业内部对于商品资料的管理运作。

备注： 商品资料的标准化可参见（商品资料编码规范）

商品资料BOM表因涉及到物料需求计划 财务批次成本核算，

       如更改需比相关部门批准，不得随意更改